Um sistema de gestão para o sindicato deve ser formado por um único bando de dados que possa gerenciar todos os processos de forma integrada. Assim, qualquer informação lançada irá atualizar automaticamente todos os relatórios, reduzindo a possibilidade de erros e diminuindo o tempo de execução das tarefas.
Para o sindicato, a implantação de um sistema de gestão pode oferecer diversas vantagens, destacando, principalmente, a redução de custos, o gerenciamento dos cadastros, a geração de guias, e consequentemente, o aumento no valor da arrecadação.
Um sistema de gestão no sindicato deve ser visto como investimento que vai oferecer retorno financeiro significativo para a entidade. Contudo, para fazer a melhor escolha, é necessário ter em mãos um sistema que possibilite o atendimento das diversas áreas e não apenas escolher aleatoriamente, analisando todas as suas funcionalidades e fazendo com que possam atender as necessidades do sindicato.
Crescer com um sistema de gestão integrado
O sistema de gestão integrado para o sindicato é imprescindível no momento em que vivemos, principalmente em razão de os sindicatos precisarem, com a reforma trabalhista, reduzir os custos e oferecer a melhor qualidade de serviços para seus associados.
Dessa forma, o sindicato poderá crescer com sustentabilidade, gerenciando suas atividades automaticamente, contando com menor número de colaboradores ao mesmo tempo em que não deixa de oferecer os serviços que antes prestava.
Com a implantação de um sistema de gestão que atenda a todas as necessidades, os dirigentes sindicais terão apenas o trabalho de encaminhar os seus próprios funcionários para treinamento, possibilitando otimizar todos os processos e descomplicar as atividades de gestão interna.
A escolha do melhor sistema de gestão para o sindicato deve partir de algumas premissas, analisando se o mesmo poderá oferecer todas as funcionalidades exigidas para a administração e para a otimização dos serviços, como, por exemplo:
- Controle total dos associados, filiados e seus dependentes;
- Baixa automática nas mensalidades e contribuições através da matrícula do associado ou de seu CPF;
- Gerenciamento dos processos administrativos e jurídicos que envolvem o sindicato ou seus associados;
- Emissão de documentos e de carteiras de filiação;
- Controle do patrimônio social, do balance financeiro e da contabilidade sindical, além de cadastramento das notas fiscais da entidade;
- Geração de relatórios confiáveis que possam ser discutidos para aprovação em assembleias.
Como escolher o melhor sistema de gestão para o sindicato
A análise do melhor sistema de gestão para o sindicato, dessa forma, deve passar por algumas etapas básicas, como podemos ver a seguir:
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Verificação das funcionalidades do sistema
Nessa etapa é importante a participação do contador responsável e do coordenador do setor jurídico do sindicato, para verificar se o sistema atende às necessidades da entidade, principalmente porque, em razão do atendimento de categorias diferenciadas, os sindicatos possuem particularidades.
O sindicato deve analisar para ter um sistema eficiente, evitando custos extras com customizações.
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Análise da relação custo-benefício
O mercado de criação de softwares oferece diversos tipos de sistemas de gestão e, portanto, é necessário avaliar se o investimento vai compensar para o sindicato.
É necessário analisar se o sistema vai atender todas as questões internas do sindicato, bem como suas necessidades particulares, possibilitando padronizar os processos e manter a integração entre as áreas.
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Por fim
Os responsáveis administrativos devem analisar o fornecedor, sua reputação, o tempo de implementação e a integração do sistema de gestão com outros utilizados pelo sindicato.
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Atendimento do fornecedor
Um sistema de gestão pode necessitar de manutenção ou atualização, e você deve considerar essa questão fundamental ao escolhê-lo. Portanto, a empresa fornecedora deve fornecer esses serviços para garantir a implantação segura de todas as atividades.
O fornecedor deve sempre garantir o apoio do sistema administrativo, evitando a interrupção das atividades sindicais.
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Capacitação do pessoal
A empresa fornecedora deve, além disso, oferecer a capacitação para os funcionários do sindicato que se envolverão com o sistema de gestão. Dentro do próprio sindicato, é necessário realizar a formação, assegurando todas as funções e ajustando os processos internos de acordo com as necessidades do sindicato.
