Como descobrir as origens das diferenças de caixa?
O que ocorre quando você verifica diferenças de caixa em sua lotérica? O que você costuma fazer nesses casos? Da maneira como os controles ocorrem em sua empresa, é possível descobrir a origem de tais problemas?
Neste artigo, vamos apresentar aspectos importantes que podem ampliar seu conhecimento a respeito desta situação que tanto atormenta alguns amigos lotéricos.
Diferenças de caixa: informação é tudo
Antes de investigar a origem, precisamos identificar a existência da diferença de caixa. Sim, isso mesmo! Muitas lotéricas não conseguem detectar sequer as diferenças, estando totalmente suscetíveis à confiança depositada em seus funcionários.
Para evitar essa ausência de informação, precisamos manter controles mínimos que nos permitam saber se houve diferenças de caixa, assim como de quais proporção elas são.
Uma vez que as diferenças de caixa foram detectadas, o passo seguinte é identificar as suas origens. Para que isso seja possível, só há um caminho: garantir que tudo esteja sendo devidamente registrado, sem que nada passe batido. Cada venda realizada e não contabilizada é uma perda em potencial. Cada item que entra ou que sai do estoque da lotérica sem o devido lançamento e controle, é um prejuízo à espreita. É justamente aí que os controles entram.
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Controles de caixa
No item anterior, ficou evidente que fazer o registro das operações é essencial para detectar as diferenças de caixa e, em seguida, poder descobrir as origens de tal problema. Isso reforça, em muito, a necessidade que toda lotérica tem de manter controles rígidos e regulares sobre todas as suas transações.
Falando especificamente de controles, existem basicamente três tipos de controles de caixa. Encontramos todos eles no dia a dia de muitas lotéricas espalhadas pelo país. São eles:
Caderno de anotações (ou livro caixa)
O caderno de anotações é o tipo de controle mais antigo e comum. Embora seja arcaico, sobretudo quando consideramos que hoje vivemos na Era Digital, este método permite um nível de controle básico.
Com ele, é possível detectar as diferenças de caixa em uma grande quantidade de situações. No entanto, saber a origem da diferença se torna uma tarefa difícil e impraticável. Não há como anotar tudo o que se compra e o que se vende a todo instante usando apenas papel e caneta.
Além disso, este método está gravemente suscetível a erros humanos. Basta errar em uma conta ou fazer uma anotação errada para comprometer totalmente o resultado final.
Planilha eletrônica
A planilha eletrônica é outro meio para o exercício do controle dos caixas de uma lotérica. Ela é bem mais sofisticada que o caderno de anotações e permite a criação de gráficos que expõem os resultados da empresa mês a mês.
Porém, embora seja um grande salto quando comparada ao caderno, a planilha não foi criada para a gestão de lotéricas especificamente.
Isso significa que temos que adaptar o seu uso para poder fazer um proveito razoável de seus benefícios.
Ainda assim, uma planilha eletrônica encontrará limites como a inviabilidade operacional de se registrar todos os lançamentos de compra e venda. A planilha também pode encontrar uma complexidade em manusear todas as suas funções e operações.
Sistema AGIL
Há muitos anos o Sistema AGIL vem sendo apontado por muitos lotéricos como o mais apropriado para a gestão operacional e financeira de uma lotérica. Isso ocorre porque o AGIL é um sistema desenvolvido para lotéricas e, portanto, customizado para esse tipo de negócio.
Com o AGIL, todas as vendas de sua lotérica são registradas de modo automatizado. Desse modo, não se faz necessário ter uma pessoa responsável exclusivamente por esses registros. De igual modo, o lançamento das compras é simples e rápido, bastando alguns cliques e informações para fazê-lo.
No final do dia, com a conferência, o AGIL revela se houve e quanto foi essa diferença de caixa. O gerente da lotérica recebe a informação e pode tomar as decisões cabíveis.
Como se não bastasse, o fato de ter todas as operações registradas ao longo do dia permite que se possa vasculhar cada registro para se descobrir a verdadeira origem de tais diferenças.
Com base em tudo o que vimos, o melhor caminho para detectar problemas e poder descobrir as origens das diferenças de caixa em uma lotérica é pelo Sistema AGIL.
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Neimar Mariano de Arruda é Lotérico e Fundador da DouraSoft,
Administrador de Empresas, Consultor em Gestão Empresarial e
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação
(67) 9.9698-3422
