Seja capaz de realizar auditorias financeiras em sua lotérica, através de um processo automatizado de controle e registro de dados.
Nos últimos anos, temos convivido com um número crescente de lotéricos. A realidade de cada um varia bastante, mas existem alguns pontos em comum entre as muitas casas lotéricas que encontramos ao longo desse tempo, considerando a nossa experiência acumulada.
Por conta disso, desenvolvemos este artigo com o intuito de lhe ajudar a refletir sobre qual é a confiabilidade dos dados coletados diariamente em sua empresa, além de discutirmos o que pode ser feito para melhorar este procedimento.
Como funciona o registro de dados em sua lotérica?
Não podemos dizer como o registro de dados funciona em sua lotérica, mas o que é uma constatação verídica é que muitos empresários deste ramo ainda controlam as suas rotinas administrativas a base do velho caderno de anotações.
De outro lado, existe um grupo crescente de lotéricos que vem aderindo ao uso de planilhas eletrônicas, sobretudo àquelas do Microsoft Excel. Consideramos este fluxo uma importante evolução, já que as planilhas permitem um melhor tratamento dos dados registrados, viabilizando uma análise mais apurada, o que é inviável de se fazer no desgastado caderno.
Por fim, ainda existe um pequeno grupo, muito seleto, de empresários lotéricos que aposentaram de vez o registro manual de suas informações, optando por sistemas de gestão que automatizam todo o processo, trazendo mais confiabilidade às informações, além de permitir uma série de relatórios que nem mesmo as planilhas são capazes de oferecer.
E então, como funciona o registro de dados em sua lotérica?
Todos os dados de estoque, vendas, compras, contas (…) são registrados?
Uma vez respondida a questão sobre como funciona o registro de dados em sua lotérica, passamos a uma análise sobre o que é registrado.
Para facilitar este processo, decidimos propor algumas perguntas simples para a sua análise:
- Todas as vendas e compras são registradas atualmente? São registradas na hora em que acontecem as operações?
- Quando ocorre uma venda, há uma baixa automática do item no estoque?
- 100% das contas a pagar e a receber estão lançadas e organizadas por data de vencimento?
- Você tem como informar, em poucos minutos, quais são os produtos que mais vendem em sua lotérica? Se você tivesse que elaborar uma lista com o número de vendas e a arrecadação de cada um destes produtos no último mês, isso seria possível? Quanto tempo levaria para este levantamento?
- É possível crer que 100% das operações estão devidamente registrados ou há alguma chance de algo não estar sendo lançado?
Repare que este grupo de perguntas simples revelam o grau de vulnerabilidade do seu negócio, se você ficou em dúvida ou respondeu “não” em alguma delas, há uma grande chance de que erros ocorram e, em muitos casos, você nem sequer ficará sabendo deles.
E se você contasse com esse aliado em sua lotérica?
Até aqui, avançamos bastante em nossa análise. Entretanto, existe uma pergunta importante a ser feita: e se você contasse com um aliado capaz de lhe auxiliar nesta empreitada, de modo que todos os dados passassem a ser registrados, evitando que muitos erros continuassem ocorrendo?
Acha isso interessante? Qual seria o valor deste aliado em sua rotina e na vida da sua empresa?
Não podemos prever qual é a sua resposta, mas o terceiro grupo de lotéricos que citei acima, que optaram por sistemas de gestão e automatizaram todo o processo, tem revelado que este valor é inestimável. Hoje eles sabem exatamente qual é a rentabilidade de suas empresas, possuem dados confiáveis em mãos, por fim, estão expostos a um risco significativamente menor, no que se refere a desvios e erros.
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Neimar Mariano de Arruda é Lotérico e Fundador da DouraSoft,
Administrador de Empresas, Consultor em Gestão Empresarial e
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação
(67) 9.9698-3422