Organizar e realizar uma reunião, seja de negócios, pauta ou planejamento, não é uma tarefa agradável ou das mais simplistas de serem feitas. Garantir uma reunião produtiva é o essencial para que o empreendimento continue em pleno funcionamento. Porém, mais do que proporcionar uma série de ótimos diálogos e exposição de ideias a respeito do trabalho, será que é possível fazer isso em apenas 20 minutos de discussão?
Uma reunião produtiva deve seguir três posicionamentos básicos: Objetivo; avaliação (ideias); e ordem final (início do processo de trabalho). Se os três princípios forem concluídos durante a reunião significa que a discussão foi produtiva. Para garantir isso em apenas 20 minutos é preciso preparação, ou seja, uma postura categórica para que tudo seja feito de maneira rápida e eficiente.
Se você almeja poder desfrutar de uma reunião produtiva não deixe de conferir as dicas deste artigo!
6 dicas incríveis para uma reunião produtiva e rápida
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Pauta objetiva
Primeiramente comece elaborando uma pauta objetiva de acordo com os seus interesses. A pauta deve conter exatamente o que você deseja conseguir com sua reunião. Seja objetivo, não enrole e trace a meta que deve ser alcançada quando todos os envolvidos estiverem unidos durante a reunião.
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Aviso prévio
Para garantir que sua reunião produtiva ocorra em vinte minutos é indicado que seja feito um aviso prévio sobre a mesma. Não deixe para entrar em contato com o pessoal cinco minutos antes, se possível marque a reunião com uma semana de antecedência e não se esqueça de enviar a pauta para todos. Dessa forma a cabeça das pessoas que participarão da reunião já estará sintonizada nos assuntos a serem tratados. Se você pratica a reunião semanalmente, melhor ainda pois todos estarão sempre atentos.
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Horário e duração
Outra maneira interessante de garantir a produtividade das pessoas convocadas para a reunião é definindo previamente o horário e o tempo de duração da reunião. Esse método mantém os mesmos princípios de sintonizar a cabeças das pessoas, pois elas saberão exatamente quando devem ser apresentar e principalmente saberão ser sucintas para fazer isso em apenas 20 minutos.
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Apenas o necessário
Uma reunião produtiva necessita apenas do que for necessário para a realização da mesma, ou seja, não chame toda a sua equipe, convoque apenas quem tiver aptidão para oferecer boas ideias para aquilo que é almejado em pauta. Ter pessoas desnecessárias no local da reunião só vai atrasar todo o processo, e isso não será útil para ninguém.
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Lidere o grupo
Lembre-se que essa é a sua reunião baseada na sua pauta, portanto, é você que deve guiar atentamente os passos de todos os envolvidos. Não espere que algum funcionário tome a iniciativa de falar e discutir, seja direto e pergunte aquilo que você quer saber. Saiba extrair rapidamente aquilo que essas pessoas possuem de melhor.
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Opinião final
Pouco antes de encerrar sua reunião produtiva não esqueça de perguntar se alguém tem alguma opinião final. Desse modo ninguém levantará a mão após o termino para fazer mais perguntas ou oferecer novas ideias. Isso também é uma boa maneira para incentivar aquele funcionário receoso que não quer falar depois que a reunião acabou.
Neimar Mariano de Arruda é Lotérico e Fundador da DouraSoft,
Administrador de Empresas, Consultor em Gestão Empresarial e
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação
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