Na contabilidade sindical, todos os custos e ocorrências que possam afetar o patrimônio devem ser mantidos na escrituração e para cada lançamento deve ser comprovação de documentos relacionados com a despesa.
A contabilidade considera isso como “documentação hábil”, que é definida pelas Normas Brasileiras de Contabilidade da seguinte forma:
- Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.
- A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.
- Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo responsável pela entidade e pelo profissional de contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro público competente.
Toda a parte teórica e conceitual sobre a definição de documentos da contabilidade sindical e do seu significado é bastante conhecida por parte dos profissionais envolvidos e entende-se que a legislação existente sobre o assunto é completa.
No entanto, existe uma pequena lacuna para os contadores e outros profissionais envolvidos na área contábil, havendo necessidade de informações mais práticas sobre a documentação que deve ser a base para o registro da contabilidade.
Principalmente na contabilidade sindical, é necessário entender o que pode e o que não pode ser considerado como documento hábil, ou seja, comprobatório, para a escrituração contábil.
Quais documentos devem ser usados na contabilidade sindical?
A responsabilidade do responsável pela contabilidade sindical é ainda maior do que numa empresa da iniciativa privada. Uma vez que se trata de entidade sem fins lucrativos, deve comprovar suas atividades para os associados e para os órgãos governamentais.
O contador não deve permitir que a contabilidade sindical esteja sujeita a contornar situações impostas pelo fato de não haver uma documentação aceita e idônea. Assim, é necessário que todos os envolvidos em custos e despesas atendam às necessidades da exigência de documentação hábil.
Para que a contabilidade sindical expresse os valores reais e mantenha-se dentro da legislação, os envolvidos devem saber quais documentos devem ser exigidos:
Sendo…
- Nota fiscal de venda de mercadorias e serviços;
- NFe (Nota Fiscal Eletrônica) e outros registros eletrônicos e documentos;
- Documentos expedidos por cartórios;
- Documentos fornecidos pelas instituições financeiras;
- Documentos fornecidos por empresas de administração de bens;
- Documentos fornecidos por corretores, leiloeiros, despachantes oficiais e inventariantes;
- Documentos fornecidos por síndicos e liquidatários;
- Documentos fornecidos por entidades ou pessoas inscritas no CNPJ e CPF em razão de seu cargo, atividade ou profissão;
- Documentos fornecidos por peritos em avaliação de bens ou empresas especializadas;
- Documentos fornecidos por empresas e caracterizados como orçamento a preço de mercado, ou seja, em situação similar às licitações públicas;
- Documentos fornecidos com base em arbitragem procedida nos termos estabelecidos pela legislação;
- Embora mais raros, documentos de comércio exterior;
- Documentos de operações cambiais realizadas de acordo com o regulamento do mercado de câmbio e capitais internacionais;
- Documentos fornecidos com base em decisão judicial.
A relação de documentos é bastante extensa, devendo atender o tipo e a natureza das operações financeiras envolvidas. Principalmente na contabilidade sindical, onde algumas condições não são tão específicas, é preciso maior cuidado com relação aos documentos. Da mesma forma que qualquer outra empresa, é preciso comprovação e reciprocidade, ou seja, os serviços ou bens devem ser fornecidos por instituições que estejam legalizadas.
Dessa forma
Um simples recibo rubricado, sem qualquer tipo de identificação, não pode ser considerado documento hábil na contabilidade sindical, da mesma forma que não é aceito pela contabilidade empresarial.
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