Gestão de cobrança: o que é e como fazer?

gestão de cobrança

A inadimplência é um assunto muito delicado dentro das empresas e, muitas vezes, elas não sabem como lidar com a situação.

Porém, o que os gerentes podem fazer para evitar esses problemas? E, se ocorrer, como não gerar nenhum constrangimento aos consumidores na hora de fazer as cobranças? Uma gestão de cobrança eficiente é a resposta para essas e outras perguntas.

Mas, implementar isso dentro da empresa pode não ser uma tarefa tão simples. Quais etapas seguir? O que evitar fazer? 

É isso que nós vamos te ajudar a descobrir. Continue lendo e entenda um pouco mais sobre a gestão de cobrança e como fazê-la com muito sucesso.

O que é gestão de cobrança?

A gestão de cobrança, de maneira simples, é a gerência dos processos de todos os clientes que possuem dívidas abertas. Se as empresas não tomarem o devido cuidado com esses tipos de cobranças, a quantidade de atrasos e faltas de pagamentos irá disparar em crescimento.

Além disso, a gestão de cobrança dentro de uma empresa serve para administrar todos os relatórios dos pagamentos e contas e controlar com mais precisão tudo em relação aos consumidores do negócio.

Como esse é um processo muito importante para os negócios, existem diversas plataformas e ferramentas que podem auxiliar no gerenciamento, tornando-o mais prático e ágil.

Como fazer uma boa gestão de cobrança?

Quando falamos sobre gestão de cobrança, uma boa organização e planejamento é essencial para alcançar a eficiência. Além disso, por ser um processo relacionado diretamente com os clientes, é necessário saber falar e cobrar da forma correta.

Por isso, separamos 8 dicas para ajudar a sua empresa a realizar uma boa gestão de cobrança. Veja mais abaixo:

Envie alertas sobre as dívidas abertas

Parece uma tarefa fácil, mas entrar em contato com um cliente para falar sobre uma dívida ou data atrasada é uma das principais e mais delicadas etapas da gestão de cobranças.

É fundamental que todo o processo de contato com o consumidor seja o mais natural e cuidadoso possível. Por isso, o ideal é que ele seja alertado antes mesmo do vencimento da conta, pois assim ele já fica atento ao pagamento.

Existem sistemas de gestão que realizam esses processos de notificações de maneira automática e podem até mesmo ser programados para enviar SMS, e-mails, ou até mesmo mensagens no WhatsApp.

Utilize uma régua de cobrança

A régua de cobrança é prática bem eficiente para evitar atrasos em contas. Com ela, a empresa consegue definir o tipo de alerta ideal para cada tipo de situação para garantir o pagamento e facilitar o processo.

Mas o que é uma régua de cobrança?

De forma bem simples, a régua de cobrança é um sistema de planejamentos que percorre todos os processos e etapas do pagamento de uma dívida. Geralmente, ela é uma tarefa totalmente automatizada dentro dos negócios.

Respeito é a chave para uma boa gestão de cobrança

É preciso ter muito cuidado ao alertar os clientes. Por isso, o respeito é essencial em todos os momentos do processo de cobrança.

Muitas vezes, os clientes não têm controle sobre os motivos dos atrasos do pagamento. Assim, a conversa com o consumidor deve ser compreensível e amigável e, em hipótese alguma, causar constrangimento ou gerar ameaças. Manter esse bom relacionamento eleva as chances de bons resultados na gestão de cobranças.

Entregue alternativas de pagamento e processos automáticos

Se seu cliente tem problemas com o pagamento, tente facilitar ao máximo a vida dele. Entregue novas alternativas como cartões de crédito, transferências, Pix ou até mesmo, os boletos bancários.

Além disso, uma excelente maneira para alcançar resultados é optar pela gestão de cobrança automática. Existem plataformas especializadas que podem ajudar a sua empresa nessa situação e facilitar todos os processos.

Prepare sua equipe para o momento da cobrança

Para evitar problemas na hora de gerenciar as cobranças, um bom planejamento é fundamental para o momento. A sua equipe de profissionais deve estar preparada para realizar a cobrança de forma correta, além de fazer treinamentos especializados na situação, como termos para serem usados, expressões que devem ser evitadas e outros pontos importantes.

Além disso, se chegar em um momento em que a conversa não está trazendo resultado, é hora de começar a negociar com o seu cliente. Entregue outras opções de pagamento, mais parcelas e outras possibilidades, tudo sempre pensando em facilitar a vida do consumidor.

Benefícios para clientes em dia

Desperte a vontade de pagar em dia nos seus consumidores. Dentro da realidade do seu negócio, defina algumas formas de chamar a atenção dos clientes na hora do pagamento e evitar atrasos. É possível oferecer lembranças, brindes e até descontos para os clientes que pagam em dia.

Ofereça diferenciais 

Assim como dito acima, para que o resultado durante a cobrança seja eficaz, ofereça diferenciais em pagamentos para os seus consumidores. É possível incluir novas parcelas, outros métodos de pagamento e tudo que facilite a vida do cliente e gere bons resultados.

Automatize o processo com sistemas 

Optar por soluções automatizadas é uma ótima maneira de acompanhar com precisão a gestão de cobrança dentro da empresa. A partir de sistemas especializados, é possível ver o status dos pagamentos e até mesmo enviar alertas para vencimentos próximos.

Além disso, esses sistemas permitem que a empresa acompanhe a gestão financeira de modo geral. Assim, é mais fácil entender e encontrar estratégias para realizar a cobrança de acordo com a necessidade do negócio.

O que evitar na hora de fazer a gestão de cobrança?

Para que todo o processo de gestão de cobrança seja um sucesso, vale a pena ficar atento a algumas práticas que não devem ocorrer. Por exemplo:

  • Discussões com o cliente
  • Tom de voz irritado ou sarcástico
  • Exposição do consumidor 
  • Passar recados importantes por outras pessoas
  • Ligações no meio da conversa
  • Entrar em contato com familiares ou amigos do cliente

Evitando essas práticas, a gestão de cobrança da sua empresa pode obter um resultado excelente com os consumidores.

Sistemas de gestão de cobrança realmente valem a pena?

Uma boa solução tecnológica sempre entrega muitas vantagens para as empresas e, esse é o caso dos sistemas de gestão de cobrança. Se eles valem a pena? A resposta é sim!

Um sistema de gestão de cobrança é focado em automatizar os processos de coleta e centralização dos valores que são recebidos do cliente. Com ele é possível acompanhar o estado dos pagamentos dos consumidores, assim como analisar os créditos, enviar alertas e outras funcionalidades.

Optar por um sistema de gestão de cobrança dentro da empresa traz muitos benefícios. Por exemplo:

  • Otimização do tempo
  • Diminuição de faltas e prazos vencidos
  • Redução de custos
  • Melhorias no contato com os consumidores
  • Diminuição de erros

Como visto acima, automatizar os processos de gestão de cobrança é um ótimo investimento para sua empresa. Por isso, a Doura Soft é ideal para você!

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