Em meio a tempos que necessitam de agilidade entre os setores e profissionais, os sistemas de cobrança automatizados aparecem como uma alternativa que é capaz de transformar a forma como o financeiro das empresas trabalha.
Qualquer empresa, independente do tamanho ou ramo, pode receber muitas vantagens ao usar ferramentas que automatizam as cobranças. Por esse motivo, os sistemas de cobrança automatizada têm se destacado muito no mercado.
Continue lendo e descubra o que é um sistema de cobrança automatizado e as principais vantagens para a sua empresa! Vamos lá?
O que é um sistema de cobrança automatizado?
De forma simples e fácil, um sistema de cobrança automatizado é um tipo de sistema que transforma as cobranças, que antes eram feitas de forma manual, em automáticas.
O sistema automatiza praticamente todos os processos de recebimento e cobrança de pagamentos dos consumidores do negócio. Optar por usar essa tecnologia traz muita organização, agilidade e segurança para o setor financeiro e o fluxo de caixa da empresa.
Além disso, é possível cadastrar novos clientes, emitir notas ou boletos, agendar cobranças, acompanhar recebimentos e muito mais. Assim, os gerentes podem compreender de forma mais clara a situação financeira da empresa e analisar despesas em falta.
Como funciona um sistema de cobrança automatizado?
Assim como dito acima, o sistema de cobrança automático é uma plataforma que automatiza todos processos de cobrança dentro de uma empresa.
Para que os processos aconteçam de forma automática, é necessário que o gerente financeiro use o sistema e configure a régua de cobrança. Ela será responsável por avisar os clientes com antecedência sobre o vencimento de uma conta e até mesmo sobre prazos atrasados.
Essa régua de cobrança é o grande diferencial de um sistema de cobrança automático. Isso porque ela ajuda a economizar o tempo nos processos e reduz riscos de falhas e erros humanos.
A régua de cobrança trabalha da seguinte maneira:
Dentro do sistemas todas as mensagens são configuradas de acordo com cada canal de comunicação. Por meio dela, é possível determinar quando os consumidores irão receber os avisos sobre as contas, como 2 ou 3 dias antes do prazo de vencimento ou um dia após a data vencida.
Vale lembrar que essas precisam ser feitas de acordo com a situação do momento. Por exemplo, quando um boleto é enviado pela primeira vez ao cliente, deve ser colocada uma mensagem agradável e amigável. Já no dia do vencimento das contas, uma mensagem mais de alerta ou de avisos.
Além desses tipos, infelizmente, também existem os casos mais graves, como clientes que perderam o dia do vencimento ou já se passaram muitos dias. Nessas situações, é necessário personalizar mensagens mais fortes e enfáticas, fazendo uso até mesmo de cores, tamanhos e fontes para realmente cobrar e chamar atenção dos consumidores.
Na régua de cobrança, os gerentes podem variar os canais, fazendo com que os clientes recebam lembretes de lugares, dias e horários diferentes.
Existe também a possibilidade de integrar sistemas de terceiros para gerar cobranças proporcionais ao consumo dos clientes. Por exemplo, algumas empresas que trabalham com vendas, realizam cobranças mensais. No entanto, elas precisam cobrar por minuto e todos esses dados são enviados ao sistema que realiza a cobrança de forma automática.
Vamos conhecer mais sobre as vantagens de um sistema de cobrança automatizado?
Vantagens do sistema de cobrança automatizado
Agora que já entendemos um pouco mais sobre os sistemas de cobrança automatizados, que tal conhecer os benefícios do uso deles para as empresas?
Coletar dados dos clientes faltantes
Qualquer tipo de dado sobre os consumidores é importante e valioso para as empresas, até mesmo daqueles que não cumprem o prazo de pagamento. Por isso, o sistema de cobrança possibilita saber quais são os clientes faltantes, os iniciantes e outras diversas informações.
Eficiência no setor financeiro
Um sistema de cobrança automatizado é capaz de realizar muitos processos de clientes em pouco tempo. Isso faz com que o fluxo de trabalho do setor financeiro fique mais tranquilo, deixando os funcionários livres para outras tarefas mais estratégicas.
Economia de recursos
Com um sistema de cobrança automatizado você não precisa se preocupar em contratar mais profissionais para o financeiro da empresa e, isso pode ser uma boa notícia, não é?
O sistema automatizado é capaz de realizar o trabalho que alguns funcionários fariam em menos tempo e sem prejudicar o setor.
Diferencial entre a concorrência
O público percebe sinais positivos e de destaque quando um negócio está acompanhando as novas tecnologias e realidade.
Quando uma empresa opta por usar sistemas de cobrança automatizados, ela está mostrando uma grande inovação ao mercado, o que eleva o patamar de qualidade e competitividade em relação à concorrência.
Diminuição de erros e falhas
Errar é humano, mas quando falamos sobre setores financeiros, os prejuízos de alguns erros podem ser enormes, principalmente em relação a dados de terceiros.
Por isso, ter um sistema de cobrança automatizado como parte do financeiro da sua empresa pode auxiliar bastante na redução de erros, além de facilitar processos como cálculos de impostos, emissão de notas e outros.
Melhora no contato com os consumidores
Saber identificar os clientes inadimplentes não é essencial apenas para fazer cobranças, mas para conhecer melhor o perfil dos consumidores, suas particularidades, limitações e principais necessidades.
Entender mais sobre eles, juntamente com boas estratégias de gestão, irá melhorar a comunicação e relacionamento fiel com os consumidores.
Cobrança automatizada: uma solução para destacar sua empresa
Contudo, os sistemas de cobrança automáticos é uma novidade que já está presente no cotidiano de muitas empresas que desejam evoluir os processos e alcançar melhores resultados. Por isso, a sua empresa não pode ficar de fora!
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