Por que ter um sistema de gestão no sindicato?

por que ter um sistema de gestão

Um sistema de gestão para o sindicato deve ser formado por um único bando de dados que possa gerenciar todos os processos de forma integrada. Assim, qualquer informação lançada irá atualizar automaticamente todos os relatórios, reduzindo a possibilidade de erros e diminuindo o tempo de execução das tarefas.

Para o sindicato, a implantação de um sistema de gestão pode oferecer diversas vantagens, destacando, principalmente, a redução de custos, o gerenciamento dos cadastros, a geração de guias, e consequentemente, o aumento no valor da arrecadação.

Um sistema de gestão no sindicato deve ser visto como investimento que vai oferecer retorno financeiro significativo para a entidade. Contudo, para fazer a melhor escolha, é necessário ter em mãos um sistema que possibilite o atendimento das diversas áreas e não apenas escolher aleatoriamente, analisando todas as suas funcionalidades e fazendo com que possam atender as necessidades do sindicato.

Crescer com um sistema de gestão integrado

O sistema de gestão integrado para o sindicato é imprescindível no momento em que vivemos, principalmente em razão de os sindicatos precisarem, com a reforma trabalhista, reduzir os custos e oferecer a melhor qualidade de serviços para seus associados.

Dessa forma, o sindicato poderá crescer com sustentabilidade, gerenciando suas atividades automaticamente, contando com menor número de colaboradores ao mesmo tempo em que não deixa de oferecer os serviços que antes prestava.

Com a implantação de um sistema de gestão que atenda a todas as necessidades, os dirigentes sindicais terão apenas o trabalho de encaminhar os seus próprios funcionários para treinamento, possibilitando otimizar todos os processos e descomplicar as atividades de gestão interna.

A escolha do melhor sistema de gestão para o sindicato deve partir de algumas premissas, analisando se o mesmo poderá oferecer todas as funcionalidades exigidas para a administração e para a otimização dos serviços, como, por exemplo:

  • Controle total dos associados, filiados e seus dependentes;
  • Baixa automática nas mensalidades e contribuições através da matrícula do associado ou de seu CPF;
  • Gerenciamento dos processos administrativos e jurídicos que envolvem o sindicato ou seus associados;
  • Emissão de documentos e de carteiras de filiação;
  • Controle do patrimônio social, do balance financeiro e da contabilidade sindical, além de cadastramento das notas fiscais da entidade;
  • Geração de relatórios confiáveis que possam ser discutidos para aprovação em assembleias.

Como escolher o melhor sistema de gestão para o sindicato

A análise do melhor sistema de gestão para o sindicato, dessa forma, deve passar por algumas etapas básicas, como podemos ver a seguir:

 

  • Verificação das funcionalidades do sistema

 

Nessa etapa é importante a participação do contador responsável e do coordenador do setor jurídico do sindicato, para verificar se o sistema atende às necessidades da entidade, principalmente porque, em razão do atendimento de categorias diferenciadas, os sindicatos possuem particularidades.

Essa análise deve ser feita para que o sindicato tenha em seu poder um sistema com funções que sejam utilizadas para otimizar os serviços, evitando sistemas que exijam customização que poderá aumentar os custos de sua implementação.

 

  • Análise da relação custo-benefício

 

O mercado de criação de softwares oferece diversos tipos de sistemas de gestão e, portanto, é necessário avaliar se o investimento vai compensar para o sindicato.

É necessário analisar se o sistema vai atender todas as questões internas do sindicato, bem como suas necessidades particulares, possibilitando padronizar os processos e manter a integração entre as áreas.

Os responsáveis administrativos devem ainda analisar o fornecedor, sua reputação no mercado, o tempo de implementação do programa e ainda a possibilidade de integração do sistema de gestão com sistemas possivelmente utilizados pelo sindicato.

 

  • Atendimento do fornecedor

 

Um sistema de gestão pode necessitar de manutenção ou de atualização e essa questão deve ser vista como básica para sua escolha. A empresa fornecedora deve oferecer esses serviços para que todas as atividades possam ser implantadas com segurança.

O suporte para o sistema de gestão deve ser garantido pelo fornecedor em qualquer momento, evitando a paralisação das atividades sindicais.

 

  • Capacitação do pessoal

 

A empresa fornecedora deve, além disso, oferecer a capacitação para os funcionários do sindicato que se envolverão com o sistema de gestão. O treinamento deve ser realizado no próprio sindicato, colocando em ação todas as funcionalidades e fazendo com que os processos internos sejam adaptados de forma a atender as necessidades sindicais.

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