A vida das pessoas é projetada através das rotinas. Quando estabelecemos isso no cunho pessoal, nota-se que uma rotina maçante pode apresentar resultados desagradáveis, uma vez que isso pode gerar problemas psicológicos. Entretanto, quando falamos de rotinas administrativas, a terminologia deve ser encarada de uma maneira diferente, mais relacionado ao padrão de uma atividade em prol de um benefício do que no ato literal de fazer sempre a mesma coisa.
As rotinas administrativas são necessárias para a padronização do funcionamento da empresa. Através delas é possível, por exemplo, estipular uma média de faturamento. Como a lotérica funciona por um padrão, uma rotina, fica mais fácil saber quando será gasto e recebido durante aquele mês. Para o gerente isso é fundamental para se ter o controle das ações dos negócios.
Um dos problemas das rotinas administrativas é que muitas possuem uma padronização negativa, que acaba negligenciando funções e gerando falta de produtividade na equipe. Por isso é importante ter uma boa estratégia para tornar essas rotinas em processos mais eficientes. Caso isso seja alcançado, tenha certeza que os resultados positivos serão vistos nas lotéricas a curto, médio e longo prazo.
As 5 estratégias para elevar a qualidade das suas rotinas administrativas
Nessa parte do texto nós vamos ensinar com exclusividade para você 5 estratégias testadas e aprovadas para otimizar a qualidade da sua rotina administrativa. Como todos os processos apresentados são diferentes entre si, você terá a liberdade de desfrutar daquele que combine melhor com sua casa lotérica. Mas isso não significa que as cinco estratégias não possam ser utilizadas na sua empresa.
Sem mais delongas, confira a seguir quais são as cinco estratégias que vão tornar suas rotinas administrativas mais eficientes:
1. Tenha um plano de rotina:
Rotinas administrativas, por mais que sejam um sistema de padronização, ainda são rotinas. O primeiro passo é estabelecendo um plano de processos. A montagem e desenvolvimento de um plano não só ajuda na padronização do sistema como também impede que você esqueça de coisas importantes e cometa erros durante os processos;
2. Use a tecnologia ao seu favor:
A tecnologia pode ser muito útil para as empresas, neste caso, para transformar a rotina administrativa em uma sequência de procedimentos mais eficientes. Para a lotérica, utilizado um software de gerenciamento possibilita a automação das funções com precisão numérica, o que vai permitir que você se organize melhor sem maiores preocupações;
3. Delegue tarefas que podem ser feitas por outras pessoas:
É muito comum gerentes e donos de empresas quererem administrar tudo sozinhos. Esse é um preciosismo natural: faça você mesmo para fazer bem feito, algo bem simples de se pensar. Entretanto, por mais que exista uma lógica, isso pode prejudicar as rotinas administrativas devido ao excesso de trabalho. Nesse caso a estratégia é delegar funções e aliviar suas obrigações;
4. Estabeleça prioridades dentro do planejamento:
Para gerenciar uma casa lotérica é preciso tomar decisões todos os dias, desde sobre o trabalho dos funcionários ao preenchimento e uso de relatórios. Algumas dessas tarefas serão mais importantes do que as outras, então organizar tudo seguindo a lógica de prioridade é a dica, que assim deixará a rotina administrativa muito mais eficiente e prática;
5. Otimize o seu tempo mediante necessidade:
Essa estratégia pode ser considerada um combinado dos processos anteriores. Para esse caso o segredo é otimizar o tempo mediante suas necessidades para o cumprimento das rotinas administrativas. Ao controlar seu tempo, você conseguirá focar no que é mais importante, vai saber quando delegar funções e montará todo um plano eficaz para a otimização dos processos.
Neimar Mariano de Arruda é Lotérico e Fundador da DouraSoft,
Administrador de Empresas, Consultor em Gestão Empresarial e
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação
(67) 9.9698-3422
