O fechamento de caixa em uma lotérica deve ser feito cuidadosamente. A conferência e a checagem de todo do fluxo são importantes, analisando estes dados é possível calcular os lucros gerados na lotérica.
Em alguns casos, este fechamento pode ser feito pelo operador de caixa. O fechamento pode ser feito de forma manual ou automatizada. Neste artigo, falaremos sobre a principal diferença destes dois métodos relacionados a gestão de uma lotérica.
Fechamento de caixa manual – realizado por operador de caixa
O fechamento de caixa na forma manual, começa com a abertura do caixa. Esta etapa consiste no registro do saldo inicial contido no caixa, o valor que estará disponível para o troco nas loterias. É preciso constatar se no caixa existem moedas e algumas cédulas para facilitar os trocos dos clientes.
A próxima etapa, consiste em registrar cuidadosamente todo o valor que entra e saí da loteria. Esta fase chama-se fluxo de caixa. O operador irá registrar de forma manual, anotando todo o valor que é creditado no caixa, para isso, é preciso guardar os comprovantes de pagamento, para que sejam analisados na hora do fechamento de caixa.
No final do dia, o operador de caixa irá fazer cálculos com os valores que entrarem e saíram na lotérica. Após isso, é preciso registrar todos os dados, estando atento a cada valor.
Anotar manualmente o fluxo de caixa das lotéricas pode ser uma forma arriscada de fazer registros. Embora esse sistema seja muito utilizado, tem feito vários lotéricos perderem tempo e dinheiro em suas transações. Para solucionar este problema, é preciso utilizar software que automatize esse sistema.
Vantagens da automatização do fechamento de caixa
O fechamento de caixa de uma lotérica precisará ter cálculos que incluam o valor da reserva disponível no caixa após o expediente (o troco) e os valores referentes a entrada e saída de dinheiro durante o dia.
É importante que o operador anote também os pagamentos feitos por outros meios, e guarde os comprovantes para facilitar o registro manual.
Durante o processo de registro manual, os operadores de caixa podem esquecer de guardar algum comprovante, ou registrar algum valor creditado no caixa, isso faz com que os valores finais contidos no caixa fiquem totalmente fora dos valores registrados. A automatização desse sistema impede a ocorrência de erros como esse.
O software que registra o fluxo de caixa, é responsável por registrar automaticamente as transações realizadas com cheques e dinheiro. Dessa forma, fica muito mais fácil não esquecer nenhum dado e o lotérico terá mais controle sobre todo o dinheiro que entra e saí do seu estabelecimento.
Conferir os dados registrados manualmente pode ser um desafio, pois se o operador esqueceu de anotar algum item, a veracidade do registro fica comprometido. Entretanto, o fechamento de caixa automatizado lhe proporcionará registros eletrônicos de todas as transações feitas pelo operador de caixa. Assim, conferir os valores fica muito mais fácil.
Outra vantagem da automatização dos registros do fluxo do caixa, é que se houver troca de operador de caixa, não haverá risco de alteração nos registros.
Conclusão
A automatização no processo de fechamento de caixa evita riscos para o lotérico. Embora a forma mais utilizada ainda seja rudimentar – feita por anotações manuais – as loterias que se automatizam economizam tempo e dinheiro no registro do fluxo do caixa.
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Neimar Mariano de Arruda é Lotérico e Fundador da DouraSoft,
Administrador de Empresas, Consultor em Gestão Empresarial e
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação
(67) 9.9698-3422
